Régie d'avance

Une régie d’avance peut exister dans une coopérative d’école comprenant plusieurs classes. Elle correspond à une somme d’argent que le mandataire confie à l’enseignant d’une classe de l’école. La régie d’avance permet la gestion de recettes et de dépenses mais dans un cadre bien précis.

Produits ou Recettes

Il peut encaisser :    
     la vente des calendriers, des photos de classe, 
     la vente des objets fabriqués, 
     le versement des parents pour les sorties, spectacles, 
     Les dons, les collectes.
Il ne peut pas :    
     encaisser des subventions, 
     toucher des intérêts financiers, 
     Encaisser des assurances pour l’OCCE.

Charges ou Dépenses

Il peut régler : 
     les achats de produits destinés à la revente, 
     les achats pédagogiques divers, 
     les factures de sorties, de spectacles, 
     les timbres, 
     les collectes pour les associations (JPA, PEP).
Il ne peut pas :    
     régler des cotisations à l’OCCE, 
     Souscrire des assurances, 
     Acheter du gros matériel,

Le montant de la Régie d‘avance est fixé par le Conseil des Maîtres de la coopérative.
Il est obligatoirement inférieur à 150 €.

Lors de la remise de la somme, le document « régie d’avance » est co-signé par le mandataire et l’enseignant de la classe. Il servira de pièce justificative à l’un comme à l’autre. L’enseignant s’engage à compléter un « cahier de comptabilité de classe », à conserver, numéroter et classer les pièces justificatives correspondantes. Le cahier complété et les pièces justificatives doivent être donnés au mandataire avant le dernier jour de la classe. Ils seront conservés avec les documents comptables de la coopérative.

Comment ça marche en comptabilité ?

 Dans le cahier de comptabilité de classe : 

La somme perçue pour la régie d’avance doit être écrite en « Entrée », ainsi que dans la colonne « reçu la somme de ». Ensuite les recettes (entrées) et les dépenses (sorties) seront enregistrées et ventilées dans les comptes de produits et de charges selon le plan comptable.
En fin d’année, l’enseignant effectuera les totaux de chaque colonne, restituera le cahier de compta de classe avec toutes les pièces justificatives et reversera le solde au mandataire de la coopérative. En cas de (petit) dépassement de la somme allouée, le mandataire règlera la différence à l’enseignant. Pour la bonne forme, enseignant et mandataire signeront le cahier de comptabilité de classe pour solde.

 Dans la comptabilité de la coopérative : 

La somme versée pour la régie d’avance doit être écrite en « versé » dans la colonne Régie d’avance et en « sortie » dans la colonne banque ou caisse selon le cas. En fin d’année, on va solder (mettre à zéro) la régie d’avance. Dans un premier temps, on va enregistrer l’entrée de la somme restituée dans la colonne « Reçu » de la régie d’avance et en « entrée » dans la colonne de banque ou caisse selon le cas. Dans un deuxième temps, on va enregistrer le solde de la régie d’avance (différence entre la somme versée et la somme restituée) dans la colonne « Reçu » de la régie d’avance puis enregistrer les totaux du cahier de comptabilité de classe dans les colonnes de produits et de charges correspondants. De cette façon, on aura : Les mouvements réels de la caisse ou de la banque, Les produits et les charges correspondant aux recettes et aux dépenses, Un compte « régie d’avance » à zéro.

Télécharger le document servant de pièce justificative